Gerente de Conferencias

Presentación del establecimiento
Ubicado en el corazón del Viejo Montreal, el AC Hotel Old Montreal es un hotel boutique de 124 habitaciones, miembro de Marriott International. El establecimiento ofrece una experiencia moderna y depurada, adaptada a una clientela de negocios y ocio, y se beneficia de una ubicación estratégica cerca del Palacio de Congresos y del Viejo Puerto.

Objetivo del puesto
El Gerente de Conferencias es responsable de la gestión operacional de los grupos, desde la firma del contrato hasta la salida del cliente. Asegura la coordinación completa de las operaciones de grupos, el cumplimiento de los plazos y la comunicación entre departamentos.

Reporta al Director de Ventas y Marketing

Responsabilidades principales

Configuración de expedientes de grupos
- Creación de grupos en los sistemas (PMS, MARSHA, Delphi)
- Verificación de la información contractual
- Configuración de enlaces de reserva y seguimiento de inventarios

Gestión financiera y depósitos
- Preparación y envío de proformas
- Seguimiento activo de los plazos de depósitos
- Seguimiento con el cliente para asegurar el cumplimiento de pagos
- Coordinación con el departamento de finanzas

Coordinación y preparación de eventos
- Producción de BEO (Banquet Event Orders) dentro de los plazos requeridos
- Elaboración y difusión de Group Resumes
- Verificación de la exactitud de la información operacional
- Seguimiento de rooming lists y solicitudes de clientes

Animación y comunicación interna
- Organización y animación de reuniones de grupos y reuniones BEO
- Comunicación con los equipos operacionales (recepción, limpieza, restauración)
- Seguimiento de acciones antes de la llegada

Seguimiento pre-llegada y estadía
- Preparación de llegadas de grupos (asignaciones, VIP, solicitudes especiales)
- Coordinación diaria con los departamentos durante la estadía
- Gestión de solicitudes de último momento

Salida y post-estadía
- Verificación de la facturación final con finanzas
- Cierre de expedientes de grupos
- Atribución de puntos Bonvoy después de la estadía
- Actualización de sistemas (Delphi, notas de clientes)

Y asumir todas las demás responsabilidades conexas necesarias para el buen funcionamiento del departamento y el éxito de los eventos de grupos

Perfil buscado
- Sentido de la organización y rigor
- Capacidad para gestionar varios expedientes simultáneamente
- Excelentes habilidades de comunicación
- Bilingüe francés / inglés
- Conocimiento de los sistemas Marriott (un plus)